一、外贸人的痛：每天都在和Excel较劲
做外贸的朋友，你是不是每天都要面对这样的场景：
客户发来采购订单（PO），你得赶紧打开Excel模板，复制粘贴产品信息、单价、数量；然后制作形式发票（PI）发给客户确认；等货物生产好了，又要根据实际装箱情况做装箱单（PL）；最后还要核对三份单据的信息是否一致，生怕哪里出错被客户投诉或者清关出问题。
更要命的是，一个订单改来改去是常态。客户今天说要改数量，明天说要调价格，后天又要增加产品型号。每次修改，你都得打开好几个Excel文件，一个个单元格地改，改完还要仔细检查有没有漏掉的地方。一不小心，PI上的金额和PO对不上，或者PL上的箱数算错了，那就是大麻烦。
二、为什么手动做单这么低效？
咱们先来分析一下，为什么传统的Excel做单方式这么折磨人：
1. 重复劳动太多：同样的客户信息、产品信息要在PO、PI、PL上反复录入，纯粹是浪费时间。
2. 容易出错：手工计算金额、数量、体积，人不是机器，累了困了就容易算错。而且Excel公式一旦设置不对，可能一错到底都不知道。
3. 版本管理混乱：订单一改，你就得另存一个新文件，时间长了电脑里全是"订单v1"、"订单v2"、"订单最终版"、"订单真正最终版"……想找个历史版本都要翻半天。
4. 协同困难：如果公司有好几个人负责不同环节，Excel文件传来传去，谁改了什么根本不知道，还经常出现版本冲突。
5. 数据无法沉淀：做了这么多单，但数据都散落在各个Excel文件里，想统计一下今年某个客户的总采购额，或者哪个产品最畅销，还得自己手动汇总，费时费力。
说白了，用Excel做单就像是用算盘记账——不是不能用，但效率实在太低了。
三、Zoho Books：外贸单证的"自动化神器"
现在很多聪明的外贸人已经开始用专业的工具来解决这个问题了，其中Zoho Books就是一个特别适合中小外贸企业的选择。
Zoho Books是一款在线的进销存财务管理软件，系统提供的多币种多语言等业务管理功能非常适合外贸企业。而且最关键的是——它能让你3分钟内完成PO、PI、PL全套单证的制作，而且数据自动关联，减少出错。
具体怎么操作？我给你演示一遍
第一步：录入采购订单（PO）
当客户发来PO后，你只需要在Zoho Books里创建一个销售订单，填入客户名称（第一次录入后会自动保存）、产品信息（也是一次录入永久使用）、数量、单价。系统会自动计算总金额、税费等。这一步大概1分钟搞定。
第二步：生成形式发票（PI）
用系统生成形式发票这是非常方便的——你不需要重新录入任何信息！直接在刚才的销售订单上点击"转换为付款通知单（invoice发票）"，系统自动生成PI，所有数据完全一致。你只需要检查一下，然后导出PDF发给客户。30秒解决。
第三步：制............. 原文转载：https://fashion.shaoqun.com/a/2566052.html
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